Première embauche : quelles sont les démarches ?

Vous envisagez d'embaucher votre tout premier salarié, mais vous vous demandez par où commencer ? Entre les formalités administratives et les démarches à ne pas manquer, une première embauche peut sembler complexe. Cet article vous guide pas à pas dans les étapes essentielles pour être en conformité avec la législation

La déclaration auprès de l’URSSAF

Pour réaliser une première embauche, il est indispensable de procéder à une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF dont dépend l’établissement. 

L’URSSAF est l’organisme chargé de collecter les cotisations et contributions sociales. C'est un interlocuteur incontournable pour tous les employeurs, qu'il s'agisse d'entreprises ou de travailleurs indépendants. Les particuliers employant du personnel à domicile sont également concernés par cette démarche.

La déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une obligation pour tout employeur qui recrute un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, et ce, quelle que soit la profession ou la durée de l'engagement. La DPAE, qui remplace la déclaration unique d’embauche (DUE), doit être effectuée au plus tard dans les 8 jours précédant l’embauche, y compris pour la période d’essai. Elle est nominative pour chaque salarié.

En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur s’expose à une sanction financière s’élevant à 1 056 €, soit 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

Cette déclaration simplifie plusieurs démarches liées à l’embauche, telles que : la déclaration d’une première embauche, l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, l’affiliation au régime d’assurance-chômage et la déclaration auprès du service de santé au travail pour la visite médicale obligatoire.

La DPAE peut être effectuée en ligne via le site net-entreprises.fr, par transmission de fichier depuis un logiciel, ou directement sur le site de l’URSSAF.

Inscription au registre unique du personnel

Lors d’une première embauche de salarié, l’employeur doit obligatoirement inscrire chaque salarié par ordre chronologique des embauches. Ce registre peut être tenu de façon numérique et doit regrouper les informations suivantes : identification du salarié, carrière et type de contrat et enfin la date d’entrée et de sortie. 

Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail doivent être indiqués.

Visite médicale d’embauche

Depuis décembre 2016, suite à la modernisation de la médecine du travail, elle prévoit soit une première visite d’information et de prévention. Cela représente un examen médical d’aptitude à l’embauche dans le cas où le salarié est exposé à des risques professionnels. Cette visite doit être organisée avant la fin de la période d’essai de votre salarié. 

Néanmoins, les travailleurs de nuit et les salariés mineurs doivent réaliser les visites avant leur prise de poste. Suite à cette visite, une attestation de suivi est délivrée au travailleur et à l’employeur.

Tout d'abord, l’employeur se doit de fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou l’accusé de réception donné par l’URSSAF (ou la caisse de MSA pour les salariés agricoles). Cette obligation est validée une fois que le salarié possède un contrat de travail écrit et cette déclaration.

Un document unique d’évaluation des risques doit être réalisé et être à la disposition des salariés. Ce document répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et identifie les risques.

La rédaction du contrat de travail est une étape essentielle pour une première embauche. En effet, le contrat de travail permet de formaliser l’engagement entre le salarié et l’employeur. 

Le contrat écrit est obligatoire pour toute embauche en CDD ou en temps partiel et est fortement recommandé dans les autres cas. Certaines mentions sont obligatoires sur un contrat de travail comme l’identité du salarié, le type de contrat, le poste de travail occupé par le salarié, la durée de période d’essai, le montant de la rémunération, la convention collective qui est appliquée à l’entreprise, le lieu ainsi que le temps de travail et dans le cas d’un CDD, la date de fin de contrat.