La facturation en entreprise : ce que vous devez savoir

Une facture constitue non seulement une preuve juridique des transactions, mais également un document essentiel pour la comptabilité et la fiscalité. Cet article explore en détail les aspects fondamentaux de la facturation en entreprise.

Définition

Une facture est un document officiel réalisé par un professionnel, détaillant les conditions de délivrance d’une marchandise ou d’une prestation de services. Celle-ci doit comporter un certain nombre d’obligations pour être valable sur un plan juridique, fiscal et comptable. Elle doit être éditée en deux exemplaires, l’un pour le client et l’autre pour l’entreprise. Ce document doit être conservé durant une période de 10 ans. La facturation permet d'avoir la preuve de vente pour le vendeur et une preuve d’achat pour l’acheteur.

La facturation est obligatoire dans certains cas. Dès lors qu’il s’agit d’une vente ou d’une prestation de services entre des professionnels, la facturation est obligatoire. Elle est également lors d’une vente de marchandises entre un professionnel et un particulier quand ce dernier le demande. La facturation est obligatoire pour les prestations de services au-dessus de 25 euros ou à la demande du particulier.

Rectification d’une facture

Après émission d’une facture, il n’est plus possible de la modifier. En revanche, il est possible d’annuler ou de la remplacer. Dans ce cas, l’émetteur de la facture a deux possibilités. Il doit adresser à son client soit un avoir pour annuler une facture accompagnée d’une nouvelle facture, soit une nouvelle facture de remplacement qui doit faire clairement référence à l’ancienne facture.

Une facture doit comporter certaines mentions obligatoires afin d’être valide d’un point de vue juridique, fiscal et comptable. Voici les différentes mentions à indiquer sur une facture :

• L'identité du vendeur ou du prestataire de services : cela regroupe la dénomination sociale, l’adresse du siège social, numéro SIREN ou SIRET, le code NAF, la forme juridique ainsi que le capital social pour les sociétés. Pour les commerçants, il faut indiquer le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation. Pour les artisans, le numéro SIREN, le numéro d’immatriculation au répertoire des métiers et le numéro du département d’immatriculation doivent figurer sur la facture.

• L'identité du client : nom et adresse du client ainsi que l’adresse de livraison

• Le numéro de la facture : il doit être unique pour chaque facture et basé sur une séquence continue et chronologique.

• La date de facturation : date d’émission de la facture

• La date de vente ou de prestation : date d’achèvement de la livraison ou de la prestation

• L’identification à la TVA : pas obligatoire si la facture a un montant inférieur à 150€

• Le détail des biens ou prestations : dénomination, quantité, prix unitaire hors taxes, total HT et TTC, taux de TVA, remises, frais de transports…

• La date d’échéance du paiement

La législation

La législation exige l'utilisation d'un logiciel de facturation certifié pour l'émission des factures, dans le but de lutter contre la fraude fiscale. Cette mesure vise à empêcher la dissimulation de paiements, notamment en espèces, dans la comptabilité. Elle s'applique à tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA, indépendamment de leur taille, qui utilisent un logiciel de gestion, de comptabilité ou un système de caisse pour enregistrer les paiements de leurs clients. Les auto-entrepreneurs sont les seuls à être exemptés de cette obligation.

Les obligations

La loi impose d’utiliser un logiciel « satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archive des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ». Cela implique que toutes les données devront être sécurisées et conservées de façon inaltérable. Les données devront être archivées en garantissant l’intégrité des archives dans le temps.

L’entreprise doit maintenant pouvoir justifier de l’utilisation d’un logiciel conforme à la loi. C’est-à-dire qu’elle doit soit avoir un certificat délivré par un organisme accrédité, soit pouvoir délivrer une attestation individuelle émanant de l’éditeur des logiciels utilisés conforme à la loi « anti-fraude ». Il est également possible de faire certifier vos logiciels par un organisme accrédité pour cela.

Dans le cas du non-respect de cette nouvelle loi, une amende de 7 500€ par logiciel non conforme est mise en place. Par la suite, une régularisation doit être faite dans les 60 jours sous peine d’une nouvelle amende.