De nombreux dirigeants d’entreprise négligent encore l’importance des factures d’achat. Sans ce document, impossible de justifier une dépense, de récupérer la TVA ou de tenir une comptabilité fiable. En cas de contrôle, cela peut rapidement devenir problématique. Pour éviter ces erreurs fréquentes, il est essentiel de bien comprendre ce qu’est une facture d’achat, à quoi elle sert, et comment la gérer efficacement en 2025.
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Une facture d’achat, c’est tout simplement le document que vous recevez lorsque vous achetez un bien ou un service pour votre entreprise. Contrairement à la facture de vente, que vous émettez à vos clients, celle-ci vous est remise par votre fournisseur. Elle sert de preuve comptable de la dépense engagée. C’est un justificatif officiel, à conserver précieusement, notamment en cas de contrôle fiscal.
La facture d'achat permet aussi de connaître la nature de la dépense, son montant, les modalités de paiement et, le cas échéant, le montant de TVA que vous pouvez récupérer. Elle constitue donc bien plus qu’un simple document : c’est une pièce centrale dans la gestion financière d’une entreprise.
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Demander une facture d’achat est une habitude que tout entrepreneur doit prendre. Elle permet d’avoir une trace écrite officielle de chaque dépense professionnelle. Sans facture, il est tout simplement impossible d’enregistrer une charge en comptabilité — ce qui signifie, par exemple, que vous ne pourrez pas la déduire de votre résultat imposable.
Autre point important : la facture d’achat est souvent indispensable pour récupérer la TVA. Si votre entreprise est assujettie à la TVA, il vous faut une facture conforme pour justifier votre droit à déduction. En son absence, vous paierez la TVA… sans pouvoir la récupérer.
Enfin, c’est aussi une protection : en cas de litige avec un fournisseur, la facture prouve ce qui a été facturé, à quelle date, et à quelles conditions.
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La facture d’achat est émise par le vendeur, c’est-à-dire la personne ou l’entreprise qui vous fournit le bien ou le service. En tant qu’acheteur, vous n’avez donc pas à la rédiger, mais bien à la réclamer si elle ne vous est pas envoyée spontanément.
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Dans la majorité des cas, la facture d’achat vous est envoyée automatiquement après votre commande ou votre règlement. Mais cela n’est pas systématique, surtout auprès de petits fournisseurs ou d’indépendants.
Si vous ne recevez rien, il suffit d’en faire la demande. Par mail, par téléphone, via un espace client… N’hésitez pas à insister : l’émission de la facture est une obligation légale dès lors qu’un achat est réalisé entre professionnels.
Avec la généralisation de lafacturation électronique prévue à partir de 2026, les choses vont évoluer. En 2025, certaines entreprises ont déjà l’obligation d’émettre leurs factures via des plateformes agréées. Résultat : les factures d’achat arrivent de plus en plus souvent par voie dématérialisée, et il faudra penser à les télécharger et à les stocker correctement.
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Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture d’achat ?
Pour être valide, une facture d’achat doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Ces mentions permettent d’identifier clairement les parties, de vérifier la nature de la transaction et d’assurer la conformité fiscale du document.
Voici les éléments que vous devez toujours retrouver sur une facture d'achat :
La date d’émission de la facture
Un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue
Les coordonnées complètes du fournisseur (nom, adresse, SIRET, TVA intracommunautaire si applicable)
Vos coordonnées en tant qu’acheteur
Le détail des produits ou services achetés (quantité, prix unitaire, montant HT)
Le taux et le montant de TVA appliqué
Le montant total à payer TTC
Les conditions de paiement (date limite, pénalités en cas de retard, etc.)
En cas de manquement, la facture pourrait être considérée comme non conforme, ce qui poserait problème en cas de contrôle.
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L’enregistrement d’une facture d’achat en comptabilité suit une logique simple : on constate une charge et, selon le cas, une dette envers le fournisseur.
En pratique, cela signifie que la facture va alimenter le journal des achats de votre logiciel comptable. Elle doit être saisie avec précision : date, montant HT, montant de TVA, fournisseur, compte de charge correspondant. Une mauvaise saisie peut fausser vos comptes, impacter votre résultat ou votre déclaration de TVA.
Pour les entreprises qui travaillent avec un expert-comptable en ligne, il suffit souvent de déposer les factures d’achat dans un espace sécurisé. Le cabinet se charge ensuite de leur traitement comptable. Mais cela ne vous dispense pas de les classer soigneusement, ni de les conserver pendant au moins 10 ans, comme le prévoit la législation.
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Comment différencier une facture d’achat et de vente ?
La facture d’achat est celle que vous recevez d’un fournisseur lorsque vous achetez un bien ou un service. Elle justifie une dépense. La facture de vente, au contraire, est celle que vous émettez en tant qu’entreprise pour facturer vos clients. Elle justifie un revenu. Tout dépend donc de votre rôle dans la transaction : acheteur ou vendeur.
Comment remplir une facture d’achat ?
En tant qu’acheteur, vous n’avez pas à remplir une facture d’achat : c’est le fournisseur qui la rédige et vous la transmet. Votre rôle est de la vérifier, de la classer et de l’enregistrer en comptabilité. Si elle est incomplète ou incorrecte, vous pouvez demander une facture rectificative.
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