Débours : définition, fonctionnement et comptabilisation

Dernière mise à jour le 21 février 2025 · 6 min

Les débours permettent aux professionnels d’avancer des dépenses pour leurs clients sans impacter leur chiffre d’affaires ni payer de charges sociales. Dans quels cas peut-on les utiliser ? Comment fonctionnent-ils ? Comment les comptabiliser ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce mécanisme dans cet article.

Les frais de débours correspondent aux sommes avancées par un professionnel pour le compte d’un client. Ce ne sont pas des dépenses liées directement à l’activité du prestataire, mais plutôt des paiements effectués en son nom pour répondre à un besoin spécifique. Une fois ces frais engagés, le professionnel se fait rembourser par son client, sans que cela ne soit considéré comme un revenu.

Ce mécanisme est couramment utilisé dans certaines professions, notamment chez les avocats ou les notaires, qui doivent parfois avancer des frais pour mener à bien leur mission. L’avantage des débours est qu’ils ne sont pas soumis aux charges sociales, car ils ne font que transiter par le professionnel sans constituer une rémunération. Pour être remboursés, les frais de débours doivent être justifiés et bien distincts des honoraires ou du prix de la prestation.

Les frais de débours peuvent être utilisés dans plusieurs situations. Voici quelques exemples.

Achat de biens ou services pour un client

Si votre activité implique l’achat de produits ou de prestations pour réaliser un service, les débours permettent d’éviter d’intégrer ces coûts à votre chiffre d’affaires. Par exemple, si vous louez du mobilier pour une réception, vous pouvez avancer ces frais et vous les faire rembourser ensuite par votre client, sans impacter votre propre chiffre d’affaires.

Expédition de produits

Un entrepreneur qui vend des biens ou des objets peut être amené à les expédier. Plutôt que d’inclure les frais postaux dans son prix de vente, ce qui fausserait son chiffre d’affaires, il peut les facturer séparément sous forme de débours. Cela permet de mieux refléter la réalité financière de son activité.

Professions réglementées

Certains professionnels, notamment les avocats et notaires, utilisent fréquemment les débours. Ils avancent des frais comme des droits de publicité, des frais d’huissier ou encore l’envoi de documents en recommandé. Ces dépenses sont ensuite refacturées au client sans modification du montant.

Déplacements et prestations spécifiques

Si un prestataire effectue un déplacement ou engage des frais spécifiques à la demande de son client (comme des frais de transport pour un tournage ou un déplacement professionnel), il peut opter pour les débours plutôt que d’inclure ces coûts dans sa facturation. Cependant, il est important de savoir que les frais de kilométrages ne peuvent pas être considérés comme des débours.

Pour rédiger une note de débours, il faut d’abord identifier les frais avancés pour le compte du client. Ces dépenses doivent être directement liées à la prestation et justifiées par des documents officiels comme des factures ou des reçus. Il est important de s’assurer que ces justificatifs portent bien les informations du client, et non celles du prestataire, afin d’éviter toute confusion comptable.

Une fois les frais identifiés, la note doit être rédigée de manière claire et détaillée. Elle doit mentionner :

• Les coordonnées du prestataire et du client

• Le descriptif précis de la prestation réalisée

• La liste des frais avancés avec leur montant exact

• La date et les références des justificatifs associés

• Le mode et le délai de remboursement attendu

Avant même de réaliser ces achats, il est préférable d’avoir un accord écrit du client sous la forme d’un mandat de débours.

Une fois la note de débours établie, elle doit être transmise au client, accompagnée des justificatifs. Il est également recommandé d’y préciser les conditions de remboursement pour éviter tout retard de paiement.

Établir un mandat pour les frais de débours permet d’encadrer clairement les dépenses engagées au nom d’un client et d’éviter tout malentendu. Ce document officialise l’accord du client et précise les conditions de l’achat, comme le type de produit ou de service concerné et le budget alloué. En cas de contestation, il sert de preuve et facilite la justification des dépenses, notamment lors d’un contrôle fiscal.

Sur le plan comptable, le mandat garantit que ces frais sont bien enregistrés comme des avances remboursables et non comme du chiffre d’affaires. Cela évite d’augmenter artificiellement le revenu déclaré de l’entreprise et d’éviter une imposition inadaptée. Sans ce document, il serait difficile de justifier que l’argent perçu est un simple remboursement et non une prestation facturée.

Les frais de débours sont une option intéressante pour les auto-entrepreneurs, car ils permettent d'éviter d'augmenter artificiellement leur chiffre d'affaires. En facturant directement à leurs clients les dépenses engagées en leur nom, ils ne les intègrent pas dans leurs revenus, ce qui réduit l’assiette de calcul des cotisations sociales et des impôts.

Ce système permet donc d’éviter de payer des charges sur des montants qui ne représentent pas une véritable rémunération. Sans cela, ces frais gonfleraient le chiffre d’affaires et pourraient faire dépasser plus rapidement les seuils de la micro-entreprise.

L’enregistrement comptable des frais de débours suit un processus précis.

Lors de l’achat du bien ou du service pour le client

Quand une entreprise paie un débours, cette somme est enregistrée comme une avance de trésorerie. Il faut :

• Débiter le compte 467 (“Autres comptes débiteurs ou créditeurs”) pour indiquer que la somme est due par le client.

• Créditer le compte 512 (“Banque”) pour refléter la sortie d’argent.

Lors de la refacturation au client

Quand l’entreprise se fait rembourser par son client :

• Débiter le compte 411 (“Clients”), car c’est une somme à encaisser.

• Créditer le compte de TVA collectée, si la TVA s’applique.

L’élément clé est que les débours sont simplement avancés et récupérés, sans impact sur le chiffre d’affaires ou la rentabilité. Pour éviter tout souci fiscal, il est important de conserver les justificatifs et d’avoir un accord écrit du client.

La TVA ne s’applique pas aux frais de débours, car ces dépenses sont engagées au nom et pour le compte du client. Contrairement aux frais classiques d’une entreprise, ils ne sont pas considérés comme des charges et ne doivent pas être inclus dans le chiffre d’affaires.

Pour bien les comptabiliser, il faut d’abord s’assurer que toutes les conditions sont respectées : le client doit avoir donné son accord préalable, la facture doit être établie à son nom et le montant avancé doit lui être remboursé à l’euro près. Une fois ces éléments réunis, ces frais ne sont pas enregistrés dans les comptes de charges habituels, mais dans un compte de tiers, souvent le compte 467700.

Lors de la refacturation, ces dépenses doivent être clairement distinguées sur la facture, sans appliquer de TVA. C’est le client qui reste responsable de cette taxe, puisqu’il est considéré comme l’acheteur réel.

Quelle est la différence entre frais de débours et coût d’achat ?

Les frais de débours sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du client, remboursées sans marge et non incluses dans le chiffre d’affaires. Le coût d'achat, en revanche, correspond aux dépenses engagées pour acquérir un bien ou un service destiné à la revente ou à la production.

Quelles sont les règles à respecter pour les frais de débours ?

Pour respecter les règles des frais de débours, il est nécessaire d’obtenir un accord écrit du client précisant le budget, facturer exactement les sommes engagées, conserver et joindre les justificatifs, garder des copies des justificatifs pour la comptabilité et indiquer la mention « débours » sur la facture.