Tout savoir sur le calcul d’un prorata en 5 minutes

Dernière mise à jour le 26 décembre 2024 · 7 min

Vous avez déjà entendu parler du prorata sans vraiment savoir ce que cela signifie ? Que ce soit pour ajuster un loyer, calculer une TVA ou amortir un bien, le prorata est un outil indispensable pour répartir équitablement un montant en fonction d’une période ou d’une utilisation réelle. Dans cet article, découvrez en quelques minutes comment et pourquoi le prorata est utilisé, avec des exemples concrets à l’appui.

Le prorata temporis est une méthode pour répartir un montant de manière proportionnelle à une période ou une utilisation réelle. Le terme vient du latin et signifie « en proportion de quelque chose ». Il sert à ajuster une somme en fonction des circonstances, pour garantir une répartition équitable.

Prenons l’exemple d’un loyer. Si vous emménagez dans un appartement le 10 du mois, vous ne paierez pas le loyer complet, mais seulement pour les jours où vous êtes réellement locataire, soit du 10 au dernier jour du mois.

En comptabilité, cette approche est utilisée dans différents contextes, comme le calcul des amortissements ou des remboursements partiels. Ainsi, le calcul du prorata permet de refléter précisément ce qui est dû, en fonction des données spécifiques de chaque situation.

Le prorata est utilisé lorsque l'on doit adapter un montant à une situation particulière. Comme nous l’avons vu dans l’exemple précédemment, si vous emménagez dans un logement en cours de mois, il serait injuste de payer un loyer complet pour une période où vous n'avez pas pleinement occupé les lieux. Dans ce cas, le prorata permet de calculer précisément ce qui est dû pour les jours concernés. C'est une approche similaire qui est appliquée aux cotisations d'assurance, aux factures, aux salaires, ou encore aux abonnements, lorsque leur durée ne correspond pas à un mois ou une année entière.

Les entreprises, quant à elles, utilisent souvent le prorata dans des contextes plus techniques. Prenons le cas d'un exercice fiscal qui ne couvre pas une année complète. Le calcul des impôts, comme le seuil réduit de l'impôt sur les sociétés, doit alors être ajusté pour refléter précisément la durée de l'activité. De la même manière, lorsqu'une entreprise applique un amortissement sur un bien, elle utilise le prorata pour répartir la valeur de ce bien en fonction de la période d'utilisation réelle, surtout lorsque cette période est partielle.

Dans le cadre de la fiscalité, le prorata est également important pour le calcul de la TVA déductible. Le prorata de TVA (ou coefficient de déduction), permet à une entreprise de déterminer la part de TVA qu’elle peut récupérer sur ses dépenses, lorsqu’elle exerce plusieurs activités dont certaines sont soumises à TVA et d’autres non. Ce calcul, effectué provisoirement en début d’année et régularisé par la suite, garantit une répartition équitable et précise des droits à déduction.

Calculer un prorata revient à répartir une somme en fonction du temps ou d’une période d’utilisation. C’est une méthode pratique pour ajuster un montant à une durée réelle, comme un contrat entamé en cours de mois ou un bien acquis au milieu d’un exercice comptable.

Voici la formule à appliquer pour calculer le prorata : 

Prorata = montant à répartir × durée réelle ÷ durée totale prévue

Prenons un exemple concret. Si vous souscrivez une assurance de 100 euros par mois, mais que le contrat commence le 18, vous ne serez couvert que pour les 13 derniers jours du mois (dans un mois de 30 jours). 

Le calcul se fait alors ainsi : (100 × 13) ÷ 30 = 43,33 euros.

Cela signifie que vous paierez 43,33 euros pour cette période spécifique.

Calcul du prorata sur un amortissement

Lorsqu'une entreprise achète un bien qui doit être amorti, elle ajuste l’amortissement pour ne comptabiliser que la période d’utilisation réelle. Cela permet de refléter précisément la durée pendant laquelle le bien a été exploité au cours de l’exercice comptable.

Le calcul du prorata sur un amortissement dépend du type de méthode choisie :

• Amortissement linéaire : le décompte débute le jour où le bien commence à être utilisé.

• Amortissement dégressif : la période d'amortissement commence au premier jour du mois d'acquisition.

Imaginez une société qui achète une machine le 1er octobre pour un coût annuel d’amortissement de 2 400 euros. Puisque l’entreprise ne l’aura utilisée que pour trois mois sur l’année, il faut ajuster ce montant.

Le calcul serait le suivant : (2 400 × 3) ÷ 12 = 600 euros.

Ainsi, pour l’année en cours, l’amortissement enregistré pour cette machine sera de 600 euros.

Comme indiqué précédemment, le calcul d’un prorata de TVA concerne principalement les entreprises qui mènent deux types d'activités : l'une soumise à la TVA et l'autre qui ne l'est pas. Ainsi, le prorata permet d’évaluer la proportion de TVA déductible.

Voici la formule de calcul du prorata de TVA :

Prorata de TVA = Coefficient de taxation × Coefficient d’assujettissement × Coefficient d’admission

Voyons ces coefficients plus en détail.

1. Le coefficient de taxation

Le coefficient de taxation correspond à la proportion du chiffre d’affaires de l’entreprise qui est soumis à la TVA par rapport à son chiffre d’affaires total. La formule est :

Coefficient de taxation = Chiffre d’affaires soumis à TVA / Chiffre d’affaires total

Ce coefficient permet ensuite de déterminer si les opérations imposables ouvrent droit à déduction de la TVA :

• Si le coefficient est de 0 : les opérations imposables n’ouvrent pas droit à déduction

• Si le coefficient est de 1 : les opérations imposables ouvrent droit à déduction

2. Le coefficient d’assujettissement

Ce coefficient mesure la part d’utilisation d’un bien ou d’un service pour des activités soumises à la TVA. Les opérations imposables comprennent toutes les activités relevant de la TVA, qu’elles soient effectivement taxées ou exonérées par la loi (comme prévu aux articles 256 et suivants du Code Général des Impôts).

Le coefficient d’assujettissement est calculé ainsi :

• 1 : si le bien ou service est utilisé exclusivement pour des activités imposables.

• 0 : si le bien ou service est utilisé uniquement pour des activités non soumises à la TVA.

• Entre 0 et 1 : pour un usage mixte, proportionnel à la part dédiée aux activités taxables.

3. Le coefficient d’admission

Ce coefficient est généralement égal à 1, sauf si des restrictions légales empêchent de récupérer la TVA sur certains biens ou services. Voici les principaux cas où le coefficient d'admission est 0, empêchant ainsi toute récupération de TVA :

• Usage non professionnel : si le bien ou service est utilisé à plus de 90 % pour des besoins personnels ou étrangers à l’activité de l’entreprise.

• Logement gratuit : lorsque le bien ou service est destiné à fournir un logement gratuit aux dirigeants ou au personnel, sauf pour le gardiennage ou la sécurité des locaux.

• Cession ou utilisation à prix réduit : si le bien est cédé gratuitement ou à un prix largement inférieur à sa valeur normale (par exemple, cadeaux ou gratifications).

• Publicités interdites : si le bien ou service est utilisé pour des publicités contraires aux lois sur la santé publique (comme les publicités pour l’alcool ou le tabac).

• Transport de personnes : pour les dépenses liées aux transports de personnes, sauf cas spécifiques (transport public, contrats permanents pour amener le personnel sur le lieu de travail).

• Véhicules mixtes ou personnels : sauf exceptions (véhicules revendus, loués, ou utilisés exclusivement pour des activités professionnelles comme l’enseignement de la conduite ou le transport public).

• Carburants spécifiques : certaines énergies, comme les carburéacteurs ou certains produits pétroliers, sont également exclus.

Exemple pratique

Une entreprise utilise un local à la fois pour une activité taxable et une activité non taxable. Supposons :

• 70 % du chiffre d’affaires est taxable.

• Le local est utilisé à 80 % pour l’activité taxable.

• Les règles fiscales n’imposent aucune restriction sur cette dépense (coefficient d’admission = 1).

Le prorata de TVA serait : 0,7 × 0,8 × 1 = 0,56

L’entreprise pourra donc récupérer 56 % de la TVA sur les dépenses liées à ce local.

Comment calculer le prorata d’un loyer ?

Pour calculer le prorata d’un loyer, utilisez la formule : (loyer mensuel × nombre de jours d’occupation) ÷ nombre total de jours du mois. Exemple : pour un loyer de 900 € et 10 jours d’occupation dans un mois de 30 jours, le calcul est : (900 × 10) ÷ 30 = 300 €.

Comment calculer un salaire au prorata ?

Pour calculer un salaire au prorata, divisez le salaire mensuel par le nombre total de jours du mois, puis multipliez par les jours travaillés. Exemple : avec un salaire de 2 000 € pour 15 jours travaillés sur 30 jours, le calcul est : (2 000 ÷ 30) × 15 = 1 000 €.