La facture papier vit ses derniers jours

La facturation électronique s’impose comme la nouvelle norme pour toutes les entreprises. Pourquoi ce changement ? Comment vous préparer ? Découvrez comment dire au revoir à la facture papier et anticiper l’avenir de la comptabilité.

La facture électronique est une version numérique de la facture papier, mais elle va bien au-delà d’une simple copie scannée. Elle prend la forme d’un fichier informatique structuré, conçu pour être traité par des systèmes de gestion informatique et conforme à des normes précises. Contrairement à une facture papier, qui exige un envoi postal ou une remise en main propre, la facture électronique est émise, transmise, et archivée directement en ligne, assurant une fluidité optimale dans le processus de facturation.

En France, ce type de facture doit répondre à des exigences légales strictes, notamment en matière de lisibilité, d’authenticité et de conservation. Cela signifie qu’elle doit garantir l’intégrité des informations transmises et permettre de retracer toute modification, grâce à des signatures électroniques et des systèmes de gestion sécurisés.

La facture papier, bien qu’ayant longtemps été la norme, présente plusieurs inconvénients pour les entreprises. Elle implique des coûts d’impression, de papier, et d’envoi, sans compter le temps consacré à la préparation et à l’archivage des documents. Avec l’essor de la facture électronique, ces démarches administratives se voient simplifiées et automatisées, réduisant ainsi les charges de travail répétitives et les erreurs humaines liées à la saisie.

D’un point de vue réglementaire, la loi française impose progressivement l’adoption de la facture électronique pour toutes les entreprises. En effet, cette démarche vise à lutter contre la fraude fiscale, notamment la fraude à la TVA, en permettant aux services fiscaux de vérifier les transactions en temps réel. En conséquence, la facture électronique devient un passage obligé pour se conformer aux obligations légales et éviter d’éventuelles sanctions.

La création d’une facture électronique peut se faire via des logiciels de facturation certifiés, capables de générer des factures conformes aux normes légales. Il est essentiel de choisir un outil adapté aux besoins de son entreprise, qui intègre des options pour personnaliser les factures, suivre les paiements, et gérer les archives.

Un logiciel de facturation électronique permet aussi de remplir automatiquement certaines données, comme le nom de l’acheteur ou le montant total. Une fois émise, la facture est envoyée directement au client, souvent via un portail sécurisé. Les entreprises doivent également veiller à ce que leurs factures électroniques soient archivées pendant une durée de dix ans, conformément à la réglementation.

L’un des principaux avantages de la facture électronique est la réduction des coûts et du temps liés à la gestion des factures. Les frais d’impression, de stockage et de transport sont considérablement réduits, voire supprimés, permettant ainsi une optimisation des ressources de l’entreprise.

En termes de gestion, la facture électronique simplifie le suivi des paiements et facilite la relance des clients en retard. Par ailleurs, elle garantit une sécurité accrue des données, car les systèmes électroniques de facturation intègrent des mécanismes de cryptage et de sauvegarde qui réduisent les risques de perte ou de falsification des documents.

L’adoption de la facturation électronique est aussi un geste pour l’environnement. En diminuant la consommation de papier et en limitant les transports, elle participe à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises, répondant ainsi aux enjeux de responsabilité sociétale.

Afin d'assurer une transition vers la facturation électronique dans les meilleures conditions, la loi de finances pour 2024 a fixé un calendrier pour cette réforme. L'obligation d'émettre des factures électroniques variera selon la taille des entreprises :

• À partir du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront tenues d’émettre des factures électroniques.

• Le 1er septembre 2027, cette obligation s’étendra aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises.

En revanche, l’obligation de réception des factures électroniques sera généralisée à toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026. Cela signifie que, même si certaines entreprises ne sont pas encore tenues d’émettre des factures électroniques avant 2027, elles devront dès 2026 être capables de les recevoir. 

Ce calendrier progressif permet aux entreprises de s’organiser et de choisir les solutions de facturation électronique les mieux adaptées à leurs besoins, pour une intégration sans heurts de cette nouvelle obligation réglementaire.